因此，對需求量的資訊應很實在的與供應商溝通，同時采購也可拿出市場預測來說服供應商，如此才能達到長期配合、持續供貨的目的 。三、詢價項目的“規格書”規格書是一個描述采購產品品質的工具，應包括最“新版本”的工程圖面、測試規格、材料規格、樣品、色板等有助于供應商報價的一切資訊 。工程圖面必須是最新版本，如果圖面只能用于估價也應一并在詢價時注明 。
【什么是先期采購,采購的10種死法】如為國際采購，如果原始工程圖面為英文之外的語言如德文、法文、日文等，也應附上國際通用語言英文的譯名，以雙語(Bilingual)形式呈現以利于溝通 。若工程圖面可以利用電子檔案方式提供，則必須向供應商詢問其接受的程度，在提供時應注意以國際共通的檔案格式如DWG、IGES、DXF、PRO/E等等，以方便供應商轉換圖檔 。
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