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歸檔文件整理規則，求文件共享服務器的管理規則( 二 )

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【歸檔文件整理規則，求文件共享服務器的管理規則】

歸檔文件整理規則，求文件共享服務器的管理規則


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。3.6物理歸檔physicalfiling指把 電子文件（3.1） 集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程 。3.7真實性authenticity指對 電子文件(3.1) 的內容、結構和 背景信息（3.3） 進行鑒定后，確認其與形成時的原始狀況一致 。3.8完整性integrity指 電子文件（3.1） 的內容、結構、 背景信息（3.3） 和 元數據（3.4 ）等無缺損 。3.9有效性utility指 電子文件（3.1） 應具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統的可靠性、載體的完好性和兼容性等 。3.10捕獲capture指對 電子文件（3.1） 進行實時收集和存儲的方法與過程 。3.11遷移migration指將源系統中的 電子文件（3.1） 向目的系統進行轉移存儲的方法與過程 。4總則4.1電子文件自形成時應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其真實性、完整性和有效性 。4.2應對電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實行全過程管理與監控，保證管理工作的連續性 。4.3應明確規定電子文件歸檔的時間、范圍、技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等要求，保證歸檔電子文件的質量 。4.4歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，應在內容、相關說明及描述上保持一致 。4.5具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品等 。歸檔時，應同時保存文件的電子版本、紙質版本或縮微品 。4.6應保證電子文件的憑證作用，對只有電子簽章的電子文件，歸檔時應附加有法律效力的非電子簽章 。5電子文件的真實性、完整性和有效性保證5.1應建立規范的制度和工作程序并結合相應的技術措施，從電子文件形成開始不間斷地對有關處理操作進行管理登記，保證電子文件的產生、處理過程符合規范 。5.1.1登記處理過程中相互銜接的各類責任者（如起草者、修改者、審核者、簽發者等） 。5.1.2登記處理過程中的各類操作者（打字者、發文者、收文者、存儲管理者等） 。5.1.3登記處理過程中產生的責任憑證信息（批示、簽名、印章、代碼等） 。5.1.4登記電子文件傳遞、交接過程中的其他標識 。5.2應采取可靠的安全防護技術措施，保證電子文件的真實性 。5.2.1建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權限控制 。5.2.2設置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設備、項目、內容等 。5.2.3對電子文件采用防錯漏和防調換的標記 。5.2.4對電子印章、數字簽署等采取防止非法使用的措施 。5.3應建立電子文件完整性管理制度并采取相應的技術措施采集背景信息和元數據 。5.4應建立電子文件有效性管理制度并采取相應的技術保證措施 。5.5電子文件的處理和保存應符合國家的安全保密規定，針對自然災害、非法訪問、非法操作、病毒侵害等采取與系統安全和保密等級要求相符的防范對策，主要有：網絡設備安全保證；數據安全保證；操作安全保證；身份識別方法等 。6電子文件的收集與積累6.1收集積累要求6.1.1記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況，有查考價值的電子文件及其電子版本的定稿均應被保留 。正式文件是紙質的，如果保管部門已開始進行向計算機全文的轉換工作，則與正文件定稿內容相同的電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留 。6.1.2當公務或其他事務處理過程只產生電子文件時，應采取嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動 。同時應隨時對電子文件進行備份，存儲于能夠脫機保存的載體上 。6.1.3對在網絡系統中處于流轉狀態，暫時無法確定其保管責任的電子文件，應采取捕獲措施，集中存儲在符合安全要求的電子文件暫存存儲器中，以防散失 。6.1.4對用文字處理技術形成的文本電子文件，收集時應注明文件存儲格式、文字處理工具等，必要時同時保留文字處理工具軟件 。文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式 。6.1.5對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時應將其轉換成通用格式，如無法轉換，則應將相關軟件一并收集 。掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式 。6.1.6 對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件，收集時應注明其軟硬件環境和相關數據 。6.1.7 對用視頻或多媒體設備獲得的文件以及用超媒體鏈結技術制作的文件，應同時收集其非通用格式的壓縮算法和相關軟件 。視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式 。6.1.8 對用音頻設備獲得的聲音文件，應同時收集其屬性標識、參數和非通用格式的相關軟件 。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式 。6.1.9 對通用軟件產生的電子文件，應同時收集其軟件型號、名稱、版本號和相關參數手冊、說明資料等 。專用軟件產生的電子文件原則上應轉換成通用型電子文件，如不能轉換，收集時則應連同專用軟件一同收集 。6.1.10 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的與電子文件處理有關的參數、管理數據等應與電子文件一并收集 。6.1.11 對套用統一模板的電子文件，在保證能恢復原形態的情況下，其內容信息可脫離套用模板進行存儲，被套用模板作為電子文件的元數據保存 。6.1.12 定期制作電子文件的備份 。6.2電子文件的登記6.2.1 每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記（見附錄A的表A.1和表A.2） 。6.2.2 電子文件登記表應與電子文件同時保存 。6.2.3 電子文件登記表如果制成電子表格，應與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應附有紙質等拷貝件并與相應的電子文件拷貝一起保存 。6.2.4 電子文件稿本代碼：M——草稿性電子文件；U——非正式電子文件；F——正式電子文件 。6.2.5 電子文件類別代碼：T——文本文件；I——圖像文件；G——圖形文件；V——影像文件；A——聲音文件；O——超媒體鏈結文件；P——程序文件；D——數據文件 。7電子文件的歸檔7.1歸檔要求文件形成部門或信息管理部門應定期把經過鑒定符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交，并按檔案管理要求的格式將其存儲到符合保管期限要求的脫機載體上 。7.2鑒定7.2.1電子文件的鑒定工作，應包括對電子文件的真實性、完整性、有效性的鑒定及確定密級、歸檔范圍和劃定保管期限 。7.2.2歸檔前應由文件形成單位按照規定的項目對電子文件的真實性、完整性和有效性進行檢驗，并由負責人簽署審核意見，檢驗和審核結果填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3） 。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文件的真實性、完整性和有效性，則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位 。7.2.3電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定執行，并應包括相應的背景信息和元數據 。7.2.4電子文件保管期限和密級的劃分工作，參照國家關于紙質文件材料密級和保管期限的有關規定執行 。電子文件的背景信息和元數據的保管期限應當與內容信息的保管期限一致 。應在電子文件的機讀目錄上逐件標注保管期限的標識 。7.3歸檔時間邏輯歸檔可實時進行，物理歸檔應按照紙質文件的規定定期完成 。7.4檢測在進行電子文件歸檔工作時，應對歸檔電子文件的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括：硬件環境的有效性，軟件環境的有效性及其信息記錄格式、有無病毒感染等 。7.5歸檔電子文件的歸檔，按照鑒定標識進行 。電子文件的歸檔可分兩步進行，對實時進行的歸檔先做邏輯歸檔，然后定期完成物理歸檔 。歸檔時，應充分考慮電子文件的技術環境、相關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等技術因素 。7.5.1邏輯歸檔將電子文件的管理權從網絡上轉移至檔案部門，在歸檔工作中，存儲格式和位置暫時保持不變 。7.5.2物理歸檔7.5.2.1凡在網絡中予以邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔 。7.5.2.2把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存 。對于加密電子文件，則應在解密后再制作拷貝 。7.5.2.3本標準推薦采用的載體，按優先順序依次為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等 。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體 。7.5.2.4存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態 。7.5.2.5特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件 。7.5.2.6將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》（見附錄A的表A.4和表A.5）歸檔電子文件應以盤為單位填寫《歸檔電子文件登記表》首頁（見附錄A的表A.4），以件為單位填寫續頁（見附錄A的表A.5） 。7.5.2.7對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄 。7.5.2.8歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少1年 。8歸檔電子文件的整理8.1歸檔電子文件的整理按DA/T 22規定的要求進行 。8.2歸檔電子文件以件為單位整理 。8.3同一全宗內的電子文件按照年度—保管期限—機構（問題）或保管期限—年度—機構（問題）等分類方案進行分類 。8.4按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體 。8.5電子文件的著錄應參照DA/T18進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有的著錄項目和其他標識（參見本標準第5章中列舉的責任者、操作者、背景信息、元數據等） 。8.6將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄 。9歸檔電子文件和移交、接收與保管9.1移交、接收與保管要求對歸檔電子文件，應按有關規定進行認真檢驗 。在檢驗合格后將其如期移交至檔案館等檔案保管部門，進行集中保管 。在已聯網的情況下，歸檔電子文件的移交和接收工作可在網絡上進行，但仍需履行相應的手續 。9.2移交、接收檢驗9.2.1文件形成單位在移交電子文件之前，檔案保管部門在接收電子文件之前，均應對歸檔的每套載體及其技術環境進行檢驗，合格率達到100%時方可進行交接 。9.2.2檢驗項目如下：——載體有無劃痕，是否清潔；——有無病毒；——核實歸檔電子文件的真實性、完整性、有效性檢驗及審核手續；——核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全；——對特殊格式的電子文件，應核實其相關的軟件、版本、操作手冊等是否完整 。檢驗結果分別由移交單位、接收單位填入《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的相應欄目 。9.2.3檔案保管部門應按照要求及檢驗項目對歸檔電子文件逐一驗收 。對檢驗不合格者，應退回形成單位重新制作，并再次對其進行檢驗 。9.3移交手續檔案保管部門驗收合格，完成《歸檔電子文件移交、接收檢驗登記表》（見附錄A的表A.3）的填寫，簽字、蓋章環節 。登記表一式2份，一份交電子文件形成單位，一份由檔案保管部門自存 。9.4保管要求歸檔電子文件的保管除應符合紙質檔案的要求外，還應符合下列條件：a)歸檔載體應作防寫處理 。避免擦、劃、觸摸記錄涂層 。b)單片載體應裝盒，豎立存放，且避免擠壓 。c)存放時應遠離強磁場、強熱源，并與有害氣體隔離 。d)環境溫度選定范圍：17℃~20℃；相對溫度選定范圍：35%~45% 。歸檔電子文件在形成單位的保管，也應參照上述條件 。9.5有效性保證9.5.1歸檔電子文件的形成單位和檔案保管部門每年均應對電子文件的讀取、處理設備的更新情況進行一次檢查登記 。設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性；如不兼容，應進行歸檔電子文件的載體轉換工作，原載體保留時間不少于3年，保留期滿后對可擦寫載體清除后重復使用，不可清除內容的載體應按保密要求進行處置 。9.5.2對磁性載體每滿2年，光盤每滿4年進行一次抽樣機讀檢驗，抽樣率不低于10%，如發現問題應及時采取恢復措施 。9.5.3對磁性載體上的歸檔電子文件，應每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少于4年 。9.5.4檔案保管部門應定期將檢驗結果填入《歸檔電子文件管理登記表》（見附錄A的表A.6）9.6遷移隨著系統設備更新或系統擴充，應及時對歸檔電子文件進行遷移操作，并填寫《歸檔電子文件遷移登記表》（見附錄A的表A.7）9.7利用9.7.1歸檔電子文件的封存載體不應外借 。未經批準任何單位或人員不允許擅自復制電子文件 。9.7.2利用時應使用拷貝件 。9.7.3利用時應遵守保密規定 。對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯網的方式利用時，應遵守國家或部門有關保密的規定，有穩妥的安全保密措施 。9.7.4利用者對歸檔電子文件的使用應在權限規定范圍之內 。9.8歸檔電子文件的鑒定銷毀9.8.1歸檔電子文件的鑒定銷毀，參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，且應在辦理審批手續后實施 。9.8.2屬于保密范圍的歸檔電子文件，如存儲在不可擦除載體上，應連同存儲載體一起銷毀，并在網絡中徹底清除 。不屬于保密范圍的歸檔電子文件可進行邏輯刪除 。9.9統計檔案保管部門應及時按年度對歸檔電子文件的接收、保管、利用和鑒定銷毀情況進行統計 。6，歸檔文件整理的整理原則 日常文件歸檔的基本原則是：及時歸檔，文件齊全、完整，分類準確 。整理方法：1、裝訂：歸檔文件應按件裝訂 。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后 。2、分類：歸檔文件可以采用年度－機構（問題）－保管期限或保管期限－年度－機構（問題）等方法進行分類 。同一全宗應保持分類方案的穩定 。擴展資料：機關文件材料不歸檔范圍是：（一）上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料 。參考資料來源：百度百科-文件歸檔遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用 。4 質量要求4.1歸檔文件應齊全完整 。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制 。4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求 。7，我已經工作了人事部門最近整理檔案發現我檔案里只有大學的資既然這樣的話，估計你的檔案僅剩下你現在所有的 。高中所屬教育局或招辦僅存有你報考的檔案，這不屬于你的個人檔案 。估計你的檔案可能丟了有最后的文憑就好啦，要以前的有什么用 。上班之后幾年，入團志愿書也會作廢的 。你好，建議在整理干部人事檔案時要按照《干部檔案整理工作細則》的要求進行1、干部檔案材料的鑒別，指的是對收集的材料進行審查，甄別材料的真偽，判定材料的保存價值，確定其是否屬于干部檔案的范圍 。具體做法是：第一，判定材料是否應歸入干部檔案 。對不屬于干部檔案歸檔范圍的或重復的材料，應清理處置 。有保存價值的文件可交本單位檔案室保管 。比較重要的個人證件、文章，可退還本人 。其他材料應登記造冊，履行規定程序后銷毀 。第二，審查材料是否齊全完整 。主要查看政審和處分材料 。前者一般應包括審查結論、調查報告、上級批復、證明材料及本人的說明材料 。后者包括處分決定或免于處分的決定、調查報告、上級批復、個人檢查或對處分的意見等 。對于頭尾不清、時間不明的材料許調查核實后在歸檔 。第三，審查材料手續是否完備 。凡規定需要組織蓋章的材料必須具有組織印章 。處分決定、組織鑒定等應有本人的簽署意見或由組織證明經過本人見面 。不符合歸檔要求的材料須補辦手續后再歸檔 。第四，鑒別工作中發現缺少的材料要及時登記并收集歸檔 。2、干部檔案一般以人為單位進行裝訂 。要求有檔案盒和卷內目錄，案卷盒封面上須標明檔案人的姓名、籍貫、檔案號 。在材料左側打孔裝訂并保持左下側對齊 。8，歸檔文件整理規則主要體現出哪些特點舉例說明 歸檔文件整理規則DA/T22-2000中華人民共和國國家檔案局2000-12-06批準2001-01-01實施1 范圍本標準規定了歸檔文件整理的原則和方法 。本標準適用于各級機關、團體和其他社會組織 。2 定義本標準采用下列定義 。2.1歸檔文件立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案保存的各種紙質文件材料 。2.2歸檔文件整理將歸檔文件以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程 。2.3件歸檔文件的整理單位 。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件，來文與復文可為一件 。3 整理原則遵循文件的形成規律，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用 。4 質量要求4.1歸檔文件應齊全完整 。已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制 。4.2整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求 。5 整理方法5.1裝訂歸檔文件應按件裝訂 。裝訂時，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發文在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后 。5.2分類歸檔文件可以采用年度—機構(問題)—保管期限或保管期限—年度—機構(問題)等方法進行分類 。同一全宗應保持分類方案的穩定 。5.2.1按年度分類將文件按其形成年度分類 。5.2.2按保管期限分類將文件按劃定的保管期限分類 。5.2.3按機構(問題)分類將文件按其形成或承辦機構(問題)分類(本項可以視情況予以取舍) 。5.3排列歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度等排列 。會議文件、統計報表等成套性文件可集中排列 。5.4編號歸檔文件應依分類方案和排列順序逐件編號，在文件首頁上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關內容 。歸檔章設全宗號、年度、保管期限、件號等必備項，并可設置機構(問題)等選擇項(見圖A1 。圖中“*”號欄為選擇項，不選用時無須設置 。以下同)5.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號 。5.4.2年度；文件形成年度，以四位阿拉伯數字標注公元紀年，如1978 。5.4.3保管期限：歸檔文件保管期限的簡稱或代碼 。5.4.4件號：文件的排列順序號 。件號包括室編件號和館編件號，分別在歸檔文件整理和檔案移交進館時編制 。室編件與的編制方法為：在分類方案的最低一級類目內，按文件排列順序從“1”開始標注 。館編件號按進館要求標注 。5.4.5機構(問題)：作為分類方案類目的機構(問題)名稱或規范化簡稱 。5.5編目歸檔文件應依據分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄 。5.5.1歸檔文件應逐件編目 。來文與復文作為一件時，只對復文進行編目 。歸檔文件目錄設件號、責任者、文號、題名、日期、頁數、備注等項目(見圖A2) 。5.5.1.1件號：填寫室編件號 。5.5.1.2責任者：制發文件的組織或個人，即文件的發文機關或署名者 。5.5.1.3文號：文件的發文字號 。5.5.1.4題名：文件標題 。沒有標題或標題不規范的，可自擬標題，外加“〔〕”號 。5.5.1.5日期：文件的形成時間，以8位阿拉伯數字標注年月日，如19990909 。5.5.1.6頁數：每一件歸檔文件的頁數 。文件中有圖文的頁面為一頁，。5.5.1.7備注：注釋文件需說明的情況 。5.5.2歸檔文件目錄用紙幅面尺寸采用國際標準A你好！你的這個問題可以先查一下國家檔案局在2009年頒發的八號令，它對以件為單位的檔案如何整理及其規則做了系統的規定 。如果說主要體現在哪些特點，這個很難說，只有你具體操作了之后才會有一個感性的認識 。總之，以卷為單位的檔案分永久、長期、短期，一般其目錄號對應為1，2，3，但你說的以件為單位的檔案分為永久，30年，10年，對應目錄號為1，4，5，還有一些以件為單位的文件目錄打法在八號令中查查，很多規定了 。你好！你的這個問題可以先查一下國家檔案局在2009年頒發的八號令，它對以件為單位的檔案如何整理及其規則做了系統的規定 。9，電腦文件管理幾條小技巧有哪些 在電腦的內部，在電腦的桌面上，在“資源管理器”中，充斥著無序與混亂,這種虛擬的混亂極大地影響了電腦的性能和我們辦公的效率，當大家面臨這個問題時，通常認為硬盤空間又不夠了，電腦性能又不跟不上了，需要再換一臺新的電腦了 。事實上，我們真正需要的是坐下來，好好花時間將電腦里的文件真正管理起來，會為自己日后省下更多的時間 。文件管理的真諦在于方便保存和迅速提取，所有的文件將通過文件夾分類被很好地組織起來，放在你最能方便找到的地方 。解決這個問題目前最理想的方法就是分類管理，從硬盤分區開始到每一個文件夾的建立，我們都要按照自己的工作和生活需要，分為大大小小、多個層級的文件夾，建立合理的文件保存架構 。此外所有的文件、文件夾，都要規范化地命名，并放入最合適的文件夾中 。這樣，當我們需要什么文件時，就知道到哪里去尋找 。這種方法，對于相當數量的人來說，并不是一件輕松的事，因為他們習慣了隨手存放文件和辛苦、茫無頭緒地查找文件 。下面，我們將幫你制訂一套分類管理的原則，并敦促您養成好的文件管理習慣 。以下是我們總結出的一些基本技巧，這些技巧并不是教條，可能并不適合你，但無論如何你必須要有自己的規則，并堅持下來，形成習慣 。一、發揮我的文檔的作用有很多理由讓我們好好地利用“我的文檔”，它能方便地在桌面上、開始菜單、資源管理器、保存/打開窗口中找到，有利于我們方便而快捷地打開、保存文件 。我們可以利用“我的文檔”中已有的目錄，也可以創建自己的目錄，將經常需要訪問的文件存儲在這里 。至于“我的文檔”存儲在C盤，在重裝系統時可能會誤刪除的問題，可以在非系統盤建立一個目錄，然后右擊桌面上的“我的文檔”，選擇“屬性” 。在彈出的“我的文檔屬性”窗口中，單擊目標文件夾下的“移動”按鈕，然后在新的窗口中指定我們剛創建的文件夾 。重裝系統后再次執行以上操作，再重新指向此文件夾即可，即安全又便捷 。小提示：如果你使用Windows 2000/XP，則移動“我的文檔”文件夾時，其下的所有文件會自動移過去，但如果你使用Windows9x，則需要手工將C:MyDocuments下的所有文件手工移到新指定的文件夾中，否則可能會丟失數據 。二、建立最適合自己的文件夾結構文件夾是文件管理系統的骨架，對文件管理來說至關重要 。建立適合自己的文件夾結構，需要首先對自己接觸到的各種信息、工作和生活內容進行歸納分析 。每個人的工作和生活有所不同，接受的信息也會有很大差異，因此分析自己的信息類別是建立結構的前提 。比如，有相當多的IT自由撰稿人和編輯就是以軟件、硬件的類別建立文件夾;而很多老師，就是以自己的工作內容比如教學工作、班主任工作建立文件夾 。同類的文件名字可用相同字母前綴的文件來命名，同類的文件最好存儲在同一目錄，如圖片目錄用image，多媒體目錄用media，文檔用doc等等，簡潔易懂，一目了然，而且方便用一個軟件打開 。這樣，當我們想要找到一個文件時，能立刻想到它可能保存的地方 。三、控制文件夾與文件的數目文件夾里的數目不應當過多，一個文件夾里面有50個以內的文件數是比較容易瀏覽和檢索的 。如果超過100個文件，瀏覽和打開的速度就會變慢且不方便查看了 。這種情況下，就得考慮存檔、刪除一些文件，或將此文件夾分為幾個文件或建立一些子文件夾 。另一方面，如果有文件夾的文件數目長期只有少得可憐的幾個文件，也建議將此文件夾合并到其他文件夾中 。四、注意結構的級數分類的細化必然帶來結構級別的增多，級數越多，檢索和瀏覽的效率就會越低，建議整個結構最好控制在二、三級 。另外，級別最好與自己經常處理的信息相結合 。越常用的類別，級別就越高，比如負責多媒體欄目的編輯，那多媒體這個文件夾就應當是一級文件夾，老師本學期所教授的課程、所管理班級的資料文件夾，也應當是一級文件夾 。文件夾的數目，文件夾里文件的數目以及文件夾的層級，往往不能兩全，我們只能找一個最佳的結合點 。五、文件和文件夾的命名為文件和文件夾取一個好名字至關重要，但什么是好名字，卻沒有固定的含義，以最短的詞句描述此文件夾類別和作用，能讓你自己不需要打開就能記起文件的大概內容，能就是好的名稱 。要為電腦中所有的文件和文件夾使用統一的命名規則，這些規則需要我們自己來制訂 。最開始使用這些規則時，肯定不會像往常一樣隨便輸入幾個字那樣輕松，但一旦你體會到了規則命名方便查看和檢索的好處時，相信你會堅持不懈地執行下去 。另外，從排序的角度上來說，我們常用的文件夾或文件在起名時，可以加一些特殊的標示符，讓他們排在前面 。比如當某一個文件夾或文件相比于同一級別的來說，要訪問次數多得多時，筆者就會在此名字前加上一個“1”或“

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