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檔案管理員崗位職責，怎么做好檔案管理員這職位( 二 )

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檔案管理員崗位職責，怎么做好檔案管理員這職位


3，適合內向者的10種工作有哪些性格內向的人一般喜歡獨處，不喜歡和陌生人有過多的交集，目前比較適合內向者的工作有：會計、編輯、護林員、石油地質學家、專職游戲玩家、私人廚師、程序員、藝術家、統計專家、科研員等 。很多人都認為內向的人不利于找工作，不利于職業發展，其實不是這樣的，也有很多工作適合內向的人 。1、會計做會計很適合內向的女生，因為這項工作多數情況下只需要動手計算數據，當然也會有需要跟領導交流的時候，但是這些最基本的溝通相信大家都是沒有問題的 。2、編輯編輯分為紙媒和網編兩類，可能報紙、雜志類編輯如果需要排版或者是插圖，需要與他人多些溝通，也分單位，如果是網編交流會更少一些，甚至不需要在公共場合露面 。也可以當個寫稿作家，主要就是安心寫作，也不用和外界的人有太多的交流 。3、護林員“護林員的時間是花在和自然的溝通上，而不是和人的溝通上 。這個職業對喜歡戶外的內向人士來說很合適 。但做個工作的絕大多數(92%)是男性，需要花很多時間持續學習公園、森林、湖泊和其他自然領域的知識 ?！?、石油地質學家“作為石油地質學家不只是拿一份高薪，這份工作還可以安撫內向人士的靈魂 。他們一天到晚不是在大型工程項目建模就是在分析項目數據 ?！睓n案管理員、館長或博物館技術員“如果你寧愿一晚上躲在博物館或圖書館也不愿去一個聚會，你可能就是一個內向的人 。你也可能是一個理想的檔案管理員、博物館館長或者技術員 。工資中等偏下 ?！?、專職游戲玩家“相比現實生活中的朋友和敵人，游戲玩家們會花更多的時間在虛擬世界的互動上 。專職玩家們幫助創建虛擬世界并讓之具有活力，但他們大多無需與人互動 ?！?、私人廚師私人廚師根據他們準備的食材，為他們的客戶提供有價值的服務 。他們會花費大量的時間在食物上而不適合吃的人打交道，這讓這個職業成了熱門 。同樣有意思的是，大部分的私人廚師是女性(62%)，但是主廚大部分卻是男性 。7、程序員互聯網這個虛擬世界是內向人士的夢想，他們可以通過聊天溝通而不是面對面的互動 。是不是覺得網站開發作為內向人士的熱門職業有些驚訝 。8、藝術家(畫家、雕塑家、插畫家)“有一些藝術家很高調和自以為是，喜歡在一群人面前賣弄他的作品 。但其他的藝術家則是安靜的孤獨者，他們寧愿花上幾個小時在工作室也不要陪著一大群人 。如果你是安靜的創作者，藝術生涯可能適合你 ?！?、統計專家“統計專家靠數據說話而不是靠閑聊，他們每天沉浸在電子表格和公式中，這對于內向的人來說很棒 。這份工作報酬也很不錯 ?！?0、科研員這類人是專門做實驗研究的，當他們有成果時，即使是內向的人，也會滔滔不絕 。【檔案管理員崗位職責，怎么做好檔案管理員這職位】
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4，檔案管理員的主要職責是什么付費內容限時免費查看回答你好，我是職場老手小山，從業多年的我在簡歷，面試，社保，職業規劃等方面擁有豐富的知識與經驗，非常高興能為您解答，檔案管理崗位職責如下：1、負責文件、資料及各項會議記錄的整理歸納；2、根據檔案管理的有關規定，負責將所有檔案及技術資料進行分類、編號、登記以及歸檔；3、負責對檔案、會議記錄等資料的外借、查閱等行為進行登記，并保管好登記簿；4、負責檢查登記進入資料庫的文件完整性，包括歸還資料和其它入庫檔案等，發現問題及時上報處理；5、按照相關規定，定期對檔案資料等進行保養或銷毀；希望我的回答能給你幫助 。如果您的問題已經解決，可以點擊右上角“結束服務”，并給予5星贊 。點擊頭像關注我，如果你還有其他職場問題，可以再次向我咨詢 。你好，我是職場老手小山，從業多年的我在簡歷，面試，社保，職業規劃等方面擁有豐富的知識與經驗，非常高興能為您解答，檔案管理崗位職責如下：1、負責文件、資料及各項會議記錄的整理歸納；2、根據檔案管理的有關規定，負責將所有檔案及技術資料進行分類、編號、登記以及歸檔；3、負責對檔案、會議記錄等資料的外借、查閱等行為進行登記，并保管好登記簿；4、負責檢查登記進入資料庫的文件完整性，包括歸還資料和其它入庫檔案等，發現問題及時上報處理；5、按照相關規定，定期對檔案資料等進行保養或銷毀；希望我的回答能給你幫助 。如果您的問題已經解決，可以點擊右上角“結束服務”，并給予5星贊 。點擊頭像關注我，如果你還有其他職場問題，可以再次向我咨詢 。更多12條5，檔案管理工作有高級職稱嗎 檔案管理工作有高級職稱 。檔案管理師指運用科學的原則和方法，從事檔案管理工作的專業人員 。主要從事檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務 。目前，我國檔案行業尚缺少職業資格證書制度，但如果檔案管理師的市場一旦成熟起來，強制性的準入門檻考試是勢在必行的 。且隨著知識經濟時代的來臨，網絡信息技術在檔案工作中的廣泛運用，檔案工作的發展面臨著難得的機遇與巨大的挑戰，這也對從事檔案管理的專業人員——檔案管理師有了更多和更高的要求 。該職業資格共分三級：助理檔案管理師、檔案管理師、高級檔案管理師 。擴展資料：（具備下列條件之一）一、助理檔案管理師：1、本科以上或同等學歷學生；2、大專以上或同等學歷應屆畢業生并有相關實踐經驗者；二、檔案管理師：1、已通過助理檔案管理師資格認證者；2、研究生以上或同等學力應屆畢業生；3、本科以上或同等學力并從事相關工作一年以上者；4、大專以上或同等學力并從事相關工作兩年以上者 。三、高級檔案管理師：1、已通過檔案管理師資格認證者；2、研究生以上或同等學力并從事相關工作一年以上者；3、本科以上或同等學力并從事相關工作兩年以上者；4、大專以上或同等學力并從事相關工作三年以上者 。參考資料：搜狗百科-檔案管理師中標每年都會在全國各地安排相應的培訓學習 。授課老師都是專1653業的檔案局老師講課，還能注冊檔案管理師之類的證書，我們公司投標的時候就用了 。反正我覺得還挺好吧，檔案管理員主要從事檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統計和利用服務 。沒有直接考到的職稱，可以評定，評定看各種原因 。在事業單位做資料員管理工作，可以參加高級職稱評審 ?？梢钥紮n案管理、高級資料員 。資料員任職要求1.中專以上學歷，熟練操作計算機，工民建、建筑工程類專業優先；2.一年以上相關工作經驗；有檔案管理員或者建筑資料員上崗證優先；3.熟悉檔案管理辦法，掌握計算機檔案管理信息系統；4.了解建筑企業承包方式、合同簽訂、施工預算、現場經濟活動分析管理的基本知識；5.了解設計、施工驗收規范和安全生產的法律法規、標準及規范；6.好學上進，工作踏實認真，吃苦耐勞，有較好的溝通能力和團隊互助精神；7.熟練使用辦公軟件，了解國家、項目所在地各級政府有關檔案管理的規定 。職稱：高級、中級、初級、上崗證 還有職業資格職業資格：該職業資格共分三級：助理檔案管理師、檔案管理師、高級檔案管理師 。申報條件：（具備下列條件之一）一、助理檔案管理師：1、本科以上或同等學力學生；2、大專以上或同等學力應屆畢業生并有相關實踐經驗者；二、檔案管理師：1、已通過助理檔案管理師資格認證者；2、研究生以上或同等學力應屆畢業生；3、本科以上或同等學力并從事相關工作一年以上者；4、大專以上或同等學力并從事相關工作兩年以上者 。三、高級檔案管理師：1、已通過檔案管理師資格認證者；2、研究生以上或同等學力并從事相關工作一年以上者；3、本科以上或同等學力并從事相關工作兩年以上者；4、大專以上或同等學力并從事相關工作三年以上者 。發證機構：經職業技能鑒定、認證考試合格者，頒發加蓋全國職業資格認證中心（JYPC）職業技能鑒定專用章鋼印的《注冊職業資格證書》 。權威證書，全國通用 。政府認可，企業歡迎 。網上查詢，就業首選 。研究館員（正高）；副研究館員（副高）；館 員（中級）；助理館員（初級）管理員（初級） 。如果你的單位是企事業單位，按職稱級別管理發工資的話，檔案管理工作者可以考取初級職稱和中級，最好是高級 。如果你的單位是公務員單位或者參照公務員單位，則基本不存在走職稱序列的問題 。6，公司如何申請檔案管理的權利 首先公司要具備檔案管理辦法的規定的條件及資質其次要按照管理辦法申請《公司檔案管理實施細則 》第一章 總 則 為規范公司內部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細則 。第二章 公司管理檔案的范圍及管理權限劃分 第一條 公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復制、傳遞相關事宜 。公司級檔案包括以下文件： 1． 司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料； 3． 財務管理、資金貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）； 4． 政府、項目批文、合同； 5． 公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）； 6． 工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙； 7． 公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃； 8． 公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）； 9． 公司有效證件、印章； 10． 具有法律效力及保存價值的文件； 11． 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等 。12． 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等 。第二條 部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底 。如工作完成后，原件移交公司管理 。部門級檔案文件如下： 1． 各部門報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表、簡報； 2． 部門例會會議紀要； 3． 各部門與其相關業務單位函件管理； 4． 招投標文件管理； 5． 人事勞資檔案及信息管理；(人力資源部統一理人事檔案) 6． 儀器、設備維修保養資料； 7． 客戶、特約商家資料及信息管理； 8． 公司的媒體宣傳資料、銷售報表； 9． 財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表 。第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制 。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導 。行政部設立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作 。第四條 根據有關檔案法規規定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管 。第五條 公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全 。第六條 檔案管理部門及負責人 1． 公司檔案管理部門為行政部； 2． 公司立檔單位為各部門； 3． 檔案管理責任人：各部門負責人與專(兼)職文書 。4． 各部門均應指定專(兼)職文書，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定 。人員變動應及時通知檔案室 。第七條 各部門專(兼)職文書的職責 1． 了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料 。2． 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續 。3． 承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材 。第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門以公司名義或中心名義制作的規劃、規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案 。第九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度 。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統一歸卷 。第十條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷 。會議文件由會議主辦部門收集歸卷 。第十一條 歸檔時限 各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行 。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內 。應做到及時處理，切忌拖拉積壓 。第十二條 歸檔文件的整理 1． 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料 。2． 歸檔材料應完整、齊全 。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起 。3． 歸檔文件整理以件為單位 。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件 。4． 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行 。5． 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列 。6． 整理文件時應遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用 。7． 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫 。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫 。一般不得用復印件代替原件存檔 。8． 案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線；材料過寬應按a4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應附抄件 。9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂 。應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區域 。10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理 。11． 存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復印一份后將復印件與原件一并存檔 。12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應注意盡量保持文件的原貌 。第十三條 歸檔文件的移交 1． 檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續 。接收檔案必須履行手續,填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標題,卷內文件頁數，案卷數量,移交時間,交接雙方要簽名 。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔 。2． 移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔 。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存 。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標題” 。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內 。第十四條 檔案的保管 1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2． 公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全 。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態 。保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固 。3． 每年須定期對檔案進行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進行修補和復制 。第五章 檔案名稱、編號 第十五條 檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊 。第十六條 檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱 。第十七條 檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆 。第十八條 檔案編號原則 1． 公司內歸檔文件的檔號結構為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號” 。2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》 。(見附2) 3． 每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號、登錄 。4． 檔號的表示方式如下：商管公司abcccc-de-f(g)-00 -00 1) “商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號 2) “ab”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號 。如：行政類、營運類、策劃類等等 。3) “cccc”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如：2005 。4) “de”表示保管期限 。如：長期、二年 。5) “fg”表示類型名稱（大類/小類） 。例如：營運部月報，招商進度表，會議記錄等等 。6) “00 – 00”表示文件檔號 。即盒號、件號 。5． 新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序，以此來編列檔號 。6． 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列 。7． 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號 。第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應逐件編目 。歸檔文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內容發、頁數、日期、經辦人、存檔地點等項目(見附件4) 第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式 。目錄填寫須使用碳素墨水書寫， 。請將卷內目錄放在卷首 。第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒 。一盒內的文件數量無限制，以裝滿一盒為準 。第二十二條 裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》(見附件1) 。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全 。第二十三條 不同保管期限的文件應分開裝盒，不得混裝 。第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統一填寫，并標明檔案盒內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔 。第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定 。從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值 。第二十六條 檔案的保管期限 。文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特者之外，一般為分二年、長期兩種 。一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存 。介于兩種保管期限的，保管期限從長 。1． 長期保存： 1) 公司章程； 2) 股東名冊； 3) 組織規程及辦事細則； 4) 董事會及股東會紀錄； 5) 財務報表； 6) 政府機關核準文件； 7) 不動產所有權及其他債權憑證； 8) 工程設計圖； 9) 其他經核定須永久保存的文書 。10) 預算、決算書類； 11) 會計憑證； 12) 事業計劃資料； 13) 期滿或解除之合約； 2． 二年保存： 1) 結案后無長期保存必要者 。2) 一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件 第八章 檔案密級 第二十七條 公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限 。1． “絕密”文書含：公司之相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同、其他經核定為絕密的文書 。2． “機密”文書含：公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要 。3． “密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件 。4． “普通”文件含：部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料 。第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條 總監以上管理人員如需借閱一般工作業務相關的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱 。借閱資料須當天歸還；如需再借，應辦理續借手續 。第二十九條 各部門其它員工因業務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調閱審批單》(見附件3)并經部門負責人和分管總監簽字許可后，方可借閱檔案 。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應有相關部門負責人和分管總監簽字許可 。第三十條 如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經總經理批準許可 。第三十一條 檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息 。第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內使用 。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出 。第三十三條 借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀 。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導 。第三十四條 檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等 。第三十五條 檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求 。第三十六條 依據國家檔案、統計法律法規，做好企業檔案統計工作 。第三十七條 政府有關部門依法執行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助 。第十章 檔案的銷毀 第三十八條 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經相關負責人批準，方能銷毀 。該清冊永久保存；銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字 。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式 。第三十九條 公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當地國家檔案館 。第四十條 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密 。第十一章 附則 第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統對檔案進行管理，提高管理效率 。第四十二條 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行**公司檔案管理實施細則 第一章 總 則 為規范公司內部檔案管理工作并保證檔案完整性及保密性，合理有效利用檔案資料，特制定本細則 。第二章 公司管理檔案的范圍及管理權限劃分 第一條 公司級檔案管理范圍，由公司行政部專人管理并負責一切借閱、復制、傳遞相關事宜 。公司級檔案包括以下文件： 1． 司設立、變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料； 2． 公司股東會、董事會、監事會形成的文件材料； 3． 財務管理、資金貸、業務往來方面的文件材料（含合同、重要報表、銀企聯系函件等）； 4． 政府、項目批文、合同； 5． 公司制度體系、會議紀要、內部發文（包含總經理批示后的各項工作流程、公司決定等）； 6． 工程進度計劃控制文件（含各業務單位往來函件等）、工程初設、修改、竣工圖紙； 7． 公司及各部門月度、年中、年度工作計劃及資金計劃； 8． 公司簽定的各類合同（含商品房買賣合同）； 9． 公司有效證件、印章； 10． 具有法律效力及保存價值的文件； 11． 公司重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等 。12． 本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等 。第二條 部門檔案管理范圍，由各部門指定專(兼)職文書管理，于每季度末交檔案清單至公司備案留底 。如工作完成后，原件移交公司管理 。部門級檔案文件如下： 1． 各部門報請總經理批復的工作聯系單、工作計劃、總結、統計報表、簡報； 2． 部門例會會議紀要； 3． 各部門與其相關業務單位函件管理； 4． 招投標文件管理； 5． 人事勞資檔案及信息管理；(人力資源部統一理人事檔案) 6． 儀器、設備維修保養資料； 7． 客戶、特約商家資料及信息管理； 8． 公司的媒體宣傳資料、銷售報表； 9． 財務會計憑證、帳冊、月度、年度財務報表 。第三章 公司檔案管理體制 第三條 公司檔案工作，要實行集中與分散管理相結合的體制 。由行政部負責主體檔案的管理，并對其他部門的檔案管理工作進行督促和指導 。行政部設立專門檔案室，配備專人分管公司主體檔案工作 。第四條 根據有關檔案法規規定精神，各部門形成的文件材料原則上由本部門負責立卷和歸檔，并定期向公司檔案部門移交保管 。第五條 公司應有庫房或場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全 。第六條 檔案管理部門及負責人 1． 公司檔案管理部門為行政部； 2． 公司立檔單位為各部門； 3． 檔案管理責任人：各部門負責人與專(兼)職文書 。4． 各部門均應指定專(兼)職文書，負責管理本部門的文件材料，并保持相對穩定 。人員變動應及時通知檔案室 。第七條 各部門專(兼)職文書的職責 1． 了解本部門的工作業務，掌握本部門文件材料的歸檔范圍，收集管理本部門的文件材料 。2． 認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的文件材料及時收集歸卷，每季度末前應將歸檔文件材料歸檔完畢，并向檔案室辦好交接簽收手續 。3． 承辦人員需借用文件材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，并辦理臨時借用文件材 。第四章 檔案管理、歸檔文件整理 第八條 各部門以公司名義或中心名義制作的規劃、規定、通知、通告、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、項目方案、函等文件均應由部門文員制作副本發文、登記、原件存檔，抄送行政部檔案室備案 。第九條 各部門都要建立健全平時歸卷制度 。公文承辦人對處理完畢或批存的文件材料，收集齊全并加以整理后，送交專(兼)職文書集中統一歸卷 。第十條 一項工作由幾個部門參與辦理，在工作活動中形成的文件材料，由主辦部門收集歸卷 。會議文件由會議主辦部門收集歸卷 。第十一條 歸檔時限 各部門專(兼)職文書就文件歸檔工作應做到每日進行 。做歸檔前將資料分類，分組放置在待辦卷宗內 。應做到及時處理，切忌拖拉積壓 。第十二條 歸檔文件的整理 1． 歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料 。2． 歸檔材料應完整、齊全 。歸檔入卷文件把正文、底稿、附件請示和批復放在一起 。3． 歸檔文件整理以件為單位 。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，附件為兩件以上并可單獨成文的可分別計算件數，原件與復制件為一件，轉發文與被轉發文為一件，報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊（本）為一件，來文與復文可為一件，重要文件的草稿各為一件 。4． 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行 。5． 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列 。6． 整理文件時應遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用 。7． 歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水書寫 。不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫 。一般不得用復印件代替原件存檔 。8． 案卷整理的幅面應以a4紙為準(210mm*297mm),材料過窄或小于a4幅面的粘貼在a4的幅面并留出左側裝訂線；材料過寬應按a4的幅面折疊整齊，折疊時盡量減少折疊次數，同時折痕處應盡量位于文件、圖表字跡之外；字跡難辨認的，應附抄件 。9． 歸檔文件一律不得打孔或使用金屬訂書機裝訂 。應在歸檔文件左側預留出寬度為1cm的裝訂區域 。10． 歸檔材料必須文字清楚，嚴禁作涂改、貼補或其他任何技術處理 。11． 存檔文檔為易褪色的材料(如熱感紙傳真文件)，必須復印一份后將復印件與原件一并存檔 。12． 文件材料破損、局部殘缺、裝訂邊狹小的，要在修補或托裱后再歸檔，修裱時應注意盡量保持文件的原貌 。第十三條 歸檔文件的移交 1． 檔案室對于日常抄送副件進行登記，并依據登記情況于每季度末定期與部門文員辦理文件檔案的交接手續 。接收檔案必須履行手續,填寫移交清冊,一式兩份，寫明案卷標題,卷內文件頁數，案卷數量,移交時間,交接雙方要簽名 。移交清單由移交部門與檔案室各自存檔 。2． 移交檔案時，應同時移交相關文件的電子文檔 。行政部檔案室逐一核對后，對電子文檔進行整理保存 。存檔后，電子文檔之文件名，更改為“檔案號+文件標題” 。同一檔案中有多個電子文檔的，電子文檔裝入以檔案號命名的電子文件夾內 。第十四條 檔案的保管 1． 防止檔案的損壞，延長檔案的壽命，維護檔案的安全； 2． 公司應有場地和必要的設施及保護設備保管檔案，確保檔案的安全 。檔案管理人員應定期清潔并檢查檔案案卷狀態 。保持檔案存放室良好的通風，做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強光等工作，門窗應結實牢固 。3． 每年須定期對檔案進行一次清理， 清除不必要保存的材料； 對破損和褪色的材料進行修補和復制 。第五章 檔案名稱、編號 第十五條 檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含糊 。第十六條 檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱 。第十七條 檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆 。第十八條 檔案編號原則 1． 公司內歸檔文件的檔號結構為“全宗號—類別號—年度—保管期限—文件類型--盒號—件號” 。2． 每一歸檔文件首頁前附上《歸檔文件封面》 。(見附2) 3． 每一檔案盒內首頁應設“文件存檔目錄”，文件歸檔時依序編號、登錄 。4． 檔號的表示方式如下：商管公司abcccc-de-f(g)-00 -00 1) “商管公司”表示文檔歸屬公司名稱，即全宗號 2) “ab”表示文檔歸屬部門名稱，即類別號 。如：行政類、營運類、策劃類等等 。3) “cccc”表示文檔的歸屬年份，指文件中所指問題所在年度，以4位阿拉伯數字標注公元紀年，如：2005 。4) “de”表示保管期限 。如：長期、二年 。5) “fg”表示類型名稱（大類/小類） 。例如：營運部月報，招商進度表，會議記錄等等 。6) “00 – 00”表示文件檔號 。即盒號、件號 。5． 新檔案應從“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別、編號順序，以此來編列檔號 。6． 檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以同號編列 。7． 檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號 。第六章 檔案的編目與裝盒 第十九條 歸檔文件應逐件編目 。歸檔文件目錄設置檔案件號、文件題名、文號、主要內容發、頁數、日期、經辦人、存檔地點等項目(見附件4) 第二十條 檔案目錄以手工填寫和以打印兩種方式 。目錄填寫須使用碳素墨水書寫， 。請將卷內目錄放在卷首 。第二十一條 裝盒，將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒 。一盒內的文件數量無限制，以裝滿一盒為準 。第二十二條 裝盒完畢后，填寫《檔案盒封面》、《檔案盒盒脊》(見附件1) 。填寫時須使用碳素墨水書寫，字跡工整、要素齊全 。第二十三條 不同保管期限的文件應分開裝盒，不得混裝 。第二十四條 檔案盒的封面與背脊由檔案室統一填寫，并標明檔案盒內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔 。第七章 檔案的鑒定與保管期限 第二十五條 檔案的鑒定 。從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價值 。第二十六條 檔案的保管期限 。文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特者之外，一般為分二年、長期兩種 。一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件的保存年限為二年，其余資料原則上均為長期保存 。介于兩種保管期限的，保管期限從長 。1． 長期保存： 1) 公司章程； 2) 股東名冊； 3) 組織規程及辦事細則； 4) 董事會及股東會紀錄； 5) 財務報表； 6) 政府機關核準文件； 7) 不動產所有權及其他債權憑證； 8) 工程設計圖； 9) 其他經核定須永久保存的文書 。10) 預算、決算書類； 11) 會計憑證； 12) 事業計劃資料； 13) 期滿或解除之合約； 2． 二年保存： 1) 結案后無長期保存必要者 。2) 一般的通知、通告、不涉及經濟利益的來往函件、政府文件 第八章 檔案密級 第二十七條 公司檔案文書分絕密、機密、密、普通四個等級，按檔案性質、內容不同劃分不同密級，并據此界定檔案調閱權限 。1． “絕密”文書含：公司之相關政府批文、會計憑證、財務報表、資金合同、相關財務往來文件、與其他經濟組織的合作合同、其他經核定為絕密的文書 。2． “機密”文書含：公司各類經濟合同、客戶檔案、設計方案及圖紙、預決算書、公司章程、股東會及董事會會議紀要（決議）、不動產所有權及其他債權憑證、重要工作計劃、重要會議紀要 。3． “密”文件含：公司有效證件、各項辦理資料、單位往來函件 。4． “普通”文件含：部門工作聯系單、公司內部發文、公司宣傳資料、各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料 。第九章 檔案借閱、利用工作 第二十八條 總監以上管理人員如需借閱一般工作業務相關的資料，可直接在檔案管理員處登記后借閱 。借閱資料須當天歸還；如需再借，應辦理續借手續 。第二十九條 各部門其它員工因業務需要對本部門檔案材料進行借閱或利用的，須一律填寫《檔案調閱審批單》(見附件3)并經部門負責人和分管總監簽字許可后，方可借閱檔案 。如需借閱非本部門的檔案材料的，還應有相關部門負責人和分管總監簽字許可 。第三十條 如需借閱公司人事、財務、合同等資料必須經總經理批準許可 。第三十一條 檔案管理員依據《檔案調閱審批單》，為借閱人調出所需檔案并記錄檔案借閱信息 。第三十二條 借閱的檔案原則上在公司內使用 。機密文件和絕版文件僅供在存檔處查閱，不予借出 。第三十三條 借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀 。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時報告主管領導 。第三十四條 檔案管理部門應主動向各部門、員工提供公司檔案編研信息服務，主要方面為政策信息、管理信息、產品信息、專題技術信息等 。第三十五條 檔案主管應接受公司有關部門、人員定題咨詢要求 。第三十六條 依據國家檔案、統計法律法規，做好企業檔案統計工作 。第三十七條 政府有關部門依法執行公務，需要查閱公司檔案，公司予以配合、協助 。第十章 檔案的銷毀 第三十八條 對已失效的檔案，認真鑒定，編制銷毀清冊，銷毀清冊經相關負責人批準，方能銷毀 。該清冊永久保存；銷毀時要有二人以上監銷，關在清冊上簽字 。銷毀時請使用碎紙機或焚燒的方式 。第三十九條 公司終止、解散時，檔案應移交控股股東或主管部門或當地國家檔案館 。第四十條 公司應采取嚴密管理措施，防止檔案失密和泄密 。第十一章 附則 第四十一條 檔案部門積極采用電腦信息系統對檔案進行管理，提高管理效率 。第四十二條 本辦法由行政部解釋、補充，由公司總經理批準頒行

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