衡陽公證登記和立卷歸檔規(guī)定
一、公證機構(gòu)辦理公證 ， 應(yīng)當填寫公證登記簿 ， 建立分類登記制度 。
登記事項包括：公證事項類別、當事人姓名(名稱)、代理人(代表人)姓名、受理日期、承辦人、審批人(簽發(fā)人)、 結(jié)案方式、辦結(jié)日期、公證書編號等 。
公證登記簿按年度建檔 ， 應(yīng)當永久保存 。
二、公證機構(gòu)在出具公證書后或者作出不予辦理公證、終止公證的決定后 ， 應(yīng)當依照司法部、國家檔案局制定的有關(guān)公證文書立卷歸檔和公證檔案管理的規(guī)定 ， 由承辦公證員將公證文書和相關(guān)材料 ， 在三個月內(nèi)完成匯總整理、分類立卷、移交歸檔 。
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三、公證機構(gòu)受理公證申請后 ， 承辦公證員即應(yīng)當著手立卷的準備工作 ， 開始收集有關(guān)的證明材料 ， 整理詢問筆錄和核實情況的有關(guān)材料等 。
對不能附卷的證明原件或者實物證據(jù) ， 應(yīng)當按照規(guī)定將其原件復印件(復制件)、物證照片及文字描述記載留存附卷 。
四、公證案卷應(yīng)當根據(jù)公證事項的類別、內(nèi)容 ， 劃分為普通卷、密卷 ， 分類歸檔保存 。
公證案卷應(yīng)當根據(jù)公證事項的類別、用途及其證據(jù)價值確定保管期限 。保管期限分短期、長期、永久三種 。
涉及國家秘密、遺囑的公證事項 ， 列為密卷 。立遺囑人死亡后 ， 遺囑公證案卷轉(zhuǎn)為普通卷保存 。
公證機構(gòu)內(nèi)部對公證事項的討論意見和有關(guān)請示、批復等材料 ， 應(yīng)當裝訂成副卷 ， 與正卷一起保存 。
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