文檔是每個企業都需要把控的重要核心內容，因為文檔資料承載的是企業的發展記憶、經驗以及成果，很多時候，管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因為員工的離職而丟失，因為時間推移而失去記憶，也會因為使用不規范而出現遺失、損壞，更有被惡意擴散導致形成損失的可能 。
一些企業已意識到這些問題，并找到各種文檔管理解決方案，但是，他們往往把文檔管理理解成文件的備份和保存，變成了一個額外的工作，且不說員工會抵觸，也沒有考慮到如何將文檔管理與日常業務中的問題相結合，很多時候，往往難以達到理想的效果 。所以，關于文檔管理，會博通綜合知識管理系統主要注重以下兩個問題：
1、如何將文檔管理融入到員工實際的工作中
企業文檔管理，應該考慮到如何讓員工在潛移默化中，直接利用文檔管理系統去創建文檔，并可以支持文檔創建的過程管理、形成成果文檔后分門別類的管理，以及后續的再利用 。
會博通為企業提供文檔從創建、協作、歸檔到再利用的全生命周期管理，員工在文檔創建之初就利用系統創建文檔，并可啟動對文檔的協同工作（如編輯、校對、變更、審批等），形成成果文檔后，可把成果文檔，以及形成成果文檔的管理痕跡（協同痕跡），一并分類保存到對應的文檔分類中，從而在企業層面完成了文檔的集中統一管理 。
2、企業怎樣有序化、規范化的管理文檔
因為一般企業對于文檔管理的誤區，只停留在文檔的存儲與備份層面，但還是會出現查找困難、借還不知去向、變更版本混亂、權限不清導致惡意擴散等文檔形成后的后續管理問題 。會博通一直都在研究用戶在文檔管理方面的痛點，認為以下幾個功能是其中的關鍵：
l 分類與屬性的自定義
每個企業對于文檔的使用場景都是不一樣的，所以導致有多種分類方法，有些企業以部門為單位分類，有些企業以文檔類型來分類，并且，文檔管理的規范性在于，可以對文檔資料標注能定義其性質的屬性，如發證機關、有效期等證照屬性；合同金額、甲乙丙方等合同屬性，會博通提供的分類與屬性的自定義功能，可滿足企業管理不同類型、不同性質文檔內容的需求 。
l 管理權限
要避免核心文檔資料的惡意擴散，就需要確定員工權限的邊界，文檔應該按照其重要性定義不同的密級，會博通的授權體系是針對具體用戶或組織實現的，可授予該用戶/組織在某一文檔分類中可訪問文檔的密級，以及對這些文檔資料的使用權限，包括：條目（元數據）閱讀、內容閱讀以及增、刪、改等，并可對本人和他人創建的文件進行區別授權 。
l 搜索平臺
搜索平臺是現下最為便捷的查找方法，會博通搜索平臺支持關鍵字、組合搜索條件或者是二次搜索，搜索結果受權限控制，幫助用戶更快、更精準地找到所需要的文檔資料 。
l 標準化借、還管理
各個分支機構、下屬公司或部門，眾多文檔使用人員，文檔的在庫情況，借出了在誰手上，借閱歸還的情況如何，如果單單依靠人工管理，時間一長就不知去向 。因此，企業應該按實際管理規定，按密級匹配制定借閱、借用、復印的標準化流程 。
l 版本管理與變更
文檔的變更應該采用標準化的管理流程實現，啟動變更流程后，在變更未審定之前，該條信息不再容許修改和下載，只保留閱讀權限 。并且，變更一旦審批通過之后，新版本應該替換老版本，而老版本則存放在歷史版本中，以便于追溯 。而變更、過期處理等這些與文檔維護、文檔內容有關的工作安排，可以設定周期性的提醒事項，避免出現過期不得而知等問題 。
總之，沒有最好的管理軟件，只有最適合的管理軟件，軟件是管理行為的輔助工具，是需要配合企業管理制度共同實現的，在一定程度上也代表著管理者的管理思維以及管理理念 。
會博通文檔管理系統幫助企業搭建適合企業的文檔管理體系，在這一過程中，通過建立全新的文檔管理系統，讓企業員工充分有效地利用企業內部文檔的價值，從而促進企業的文檔管理走向系統化、科學化、規范化，提升企業綜合競爭力 。
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