為規范XXX有限公司（以下簡稱“公司”）公文管理工作，規范公文處理，提高公文辦理的質量和效率，結合公司實際，制定本制度 。
1 管理職責
1.1 公文的歸口管理部門為企業管理部（總經辦），是公文處理的管理機構 ， 主要負責人員為公司文控 。其主要職責為：
1.1.1 負責本制度中規定的公文制發相關工作；
1.1.2 負責本制度中規定的收文處理相關工作；
1.1.3 負責項目建設期間，各項目部來文查收、分發、存檔；負責對其他項目部發文、登記、存檔 。
1.1.4 負責公司文件歸檔 。
1.2 公文擬稿部門的職責
1.2.1 根據業務需要，起草公文 。
1.2.2 擬稿部室主任是本部室公文起草的第一責任人，必須經本部門主任審核把關，確保公文的格式規范、語句通順、無錯別字，并對公文的真實性負責 。
2 公文的種類和格式
2.1 公司公文，是具有法定效力和規范體式的公務文書，是傳達國家方針、政策，貫徹上級公司各項管理規定，發布規章制度，請示和答復問題，指導、布置和洽商工作，報告情況，交流經驗的重要工具 。
2.2 公文處理，指公文的辦理、管理、整理（立卷）、歸
檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作 。公文處理應當堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全 。必須嚴格執行國家保密法律、法規和公司關于商業秘密的管理規定，確保國家機密以及公司商業秘密的安全 。
2.3 公司公文的種類
【教你學會公文管理制度及辦法】按照行文關系 ， 主要分為上行文、平行文、下行文三種 。
2.3.1 上行文
（一）請示
適用于向上級部門請求指示、批準 。
（二）報告、匯報
適用于向上級部門或有關主管部門匯報工作，反映情況，請求備案，答復上級部門或有關主管部門的詢問 。
2.3.2 平行文
函，適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等 。
2.3.3 下行文
（一）決定
適用于對重要事項或行動做出安排，獎懲有關單位及人員 ，
變更或者撤銷下級單位不適當的決定事項 。
（二）通知
適用于轉發上級部門和不相隸屬單位的公文 ， 向所屬單位發布規章制度，傳達要求所屬單位執行、辦理、遵守和需要周知的事項，任免人員 。
（三）通報
適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況 。
（四）批復
適用于答復下級單位的請示事項 。
（五）意見
適用于對重要問題提出見解和處理辦法 。
（六）會議紀要
適用于記載、傳達會議情況和議定事項 。
（七）簡報
適用于通報本單位相關經營管理情況及其他各類信息 。
3公文制發程序
公文制發，指以本單位名義制發公文的過程，包括擬稿、審核、簽發、用印、登記、分發、存檔等程序 。
3.1 擬稿
擬稿也稱草擬、起草公文 。由具體負責的部門業務人員負責 。
3.1.1 領導交擬 。交擬是領導以口頭或書面的形式布置的任務，擬稿人必須明確領導交擬文稿的主題 。
3.1.2 了解情況，收集材料 。
3.1.3 明確文種 ， 編列提綱 。
3.1.4 全面構思，擬寫正文 。
3.1.5 必須寫明發文日期、發文數量（文控必須留一份原件存檔）、收文機構、抄送機構 。
3.2 審核
公文起草后，必須由部門負責人審核，確保公文種類適合、公文用詞恰當、公文內容清晰、模板套用準確、公文編號無誤后，方能上報領導審批 。
3.3 簽發
3.3.1 公司公文需加蓋公章的，正常執行公章審批程序，呈報各級領導審批、簽發 。
3.3.2 各類批復、意見等 ， 需經領導（簽批領導或委托簽批人）在文件上批示、簽發 。
3.3.3 會議紀要必須經與會最高領導簽發（由山東公司領導參加的會議紀要，由公司與會最高領導簽發） 。
3.3.4 簽發原則，確保與文件相關的各部門主任、分管領導均同意 。
3.4 用印
印章是機關職權的重要憑證，文件經加蓋印章，就表示發文機關對發文的認可，文件即具有法定的效力 。必須嚴格按照公司《印章管理制度》執行 。
3.5 登記
為便于公司公文的查找、處理和統計等，文控需做好發文臺賬，登記發文編號、文件標題、發文日期、備注等 。
3.6 分發
分發是指把已制成的公文發出 。分發的對象按文件上的要求，以及《公章審批單》上的發往單位，分別發出，要確保準確無誤 。
4 收文處理
4.1 收文處理，是指對收到公文的處理過程 ， 包括登記、擬辦、批辦、承辦等程序 。
4.1 收文處理原則
4.1.1 公司所收到的公文，包括上級公司下發的公文和外部單位發給公司的公文 ， 各部室、員工個人均無權利自留 ， 必須交予文控存檔 。
4.1.2 收文處理必須確保上情下達、信息通暢，有布置、有落實，有責任人 。
4.2 收文處理流程
4.2.1 接收
上級公司通過辦公郵箱、辦公群下發的各類文件，均由文控負責查收；外部單位發給公司的文件，由相關業務人員接收后，交予文控接收 。
4.2.2 登記
上級公司及外部單位發來的文件均由文控做好《接收文件登記臺賬》（見“附件一”）登記工作 。
4.2.3 批辦
文控根據收到的文件，制作《文件批辦單》（見“附件二”） ， 根據領導班子分工，報給分管領導批辦 。為保證工作效率 ， 批辦意見需明確“牽頭部室或人員、配合部室或人員”，確保責任明確 。
（一）分管領導作出批示的，文控將文件電子版發給相關部室，并由牽頭部室主任或指定的辦理人員，以及配合部室主任在批辦單上簽字確認 。
（二）根據實際情況，需呈報給總經理批示的，分管領導在批辦意見上注明，由文控呈報給總經理作批示，審批單簽字確認程序同上一條 。
（三）由文控做好《文件批辦單登記臺賬》（見“附件三”），并將批辦單編號、存檔 。
（四）由于文件緊急辦理，且無法呈報領導批辦的，由文控按照批辦程序 ， 通過郵件或電話形式呈報領導進行批辦后，將批辦意見告知責任人 ， 并在《文件批辦單臺賬》上注明“電話或郵件批示，***辦理”，以備查 。
4.2.4 落實
領導批示的辦理責任人，必須嚴格落實文件要求，做好上報、傳達等各項要求 。按照要求上報文件完畢的，必須確認收件人已收到，并將電子版文件發給文控留存，文控將在《文件批辦單臺賬》上注明辦理結果 。
5 公文歸檔
5.1 以公司名義制發的公文，由文控留存1份原件，分類整理、歸檔，個人不得將應當歸檔的公文據為己有或者拒絕歸檔 。
5.2 以部室名義，聯合其他部室辦理的公文 ， 原件由主辦部室整理、歸檔，其他部室保存復制件或其他形式的公文副本 。
5.3 文控需將《接收文件登記臺賬》、《文件批辦單臺賬》、《文件批辦單》、文件、辦理結果留存 。
5.4 擬制、修改和簽批公文，應用黑色簽字筆，不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、純藍墨水進行書寫 。
6 公文管理
6.1 公文由企業管理部統一收發、審核、用印、歸檔 。
6.2 公文除絕密級和注明不準翻印的以外 ， 經企業管理部分管領導批準，可以翻??，并建立《公文翻印台账×P案郊摹保?注明翻印的部室、日期、份數和印發范圍 。
6.3 公文復印件作為正式公文使用時，應當加蓋復印單位證明章 。
6.4不具備歸檔和存查價值的公文，企業管理部不予以接收、存檔 。
6.5銷毀秘密公文應當到指定場所由二人以上監銷，保證不丟失、不漏銷 。
6.6機構合并時，全部公文應當隨之合并管理 。機構撤銷時，需要歸檔的公文由原機構整理（立卷）后 ， 移交檔案部門存檔 。
6.7工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規定移交、清退 。
7 責任考核
7.1 各部室主任是本部室公文起草的第一負責人，如上報的公文出現文種錯誤、公文內容表達不清、出現錯別字、標點等錯誤的，由企業管理部直接退回擬稿部門 。
7.2 與其他部室相關的公文在簽發過程中，必須確保與文件相關的各部門主任、分管領導均已同意 ， 否則產生的一切問題，由擬稿部室負責 。
7.3 任何單位發往公司的公文 ， 各部室、員工個人均無權利自留，必須交予文控存檔 。否則因自留造成的一切損失，由員工個人承擔 ， 各部室主任負連帶責任 。
7.4 文件經批辦后，領導批示的辦理責任人必須嚴格落實文件要求上報文件，并且確認收件人已收到 。否則因此產生的一切責任，由辦理責任人負責 。
8本制度適用于公司全體員工，自**年**月**日起生效，最終解釋權歸企業管理部（總經辦） 。
