培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程與制度體系_生活經(jīng)驗(yàn)

什么是培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系

一、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程是什么

制定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程是為了解決“如何完成培訓(xùn)工作”這一問題，對完成培訓(xùn)各項(xiàng)工作的先后順序作出安排，并對每一步工作的標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)方式等內(nèi)容作出明確的規(guī)定。

在培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程中，下一步工作的執(zhí)行主體要向上一步工作的執(zhí)行主體提出要求、發(fā)出工作指令，上一步和下一步工作的執(zhí)行主體都要理解相關(guān)要求和指令的含義。

流程中各項(xiàng)活動(dòng)的執(zhí)行者之間應(yīng)該建立平等、互助、尊重及關(guān)懷的關(guān)系。

在設(shè)計(jì)與優(yōu)化培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程時(shí)，首先應(yīng)明確影響流程設(shè)計(jì)的主要因素，確定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)的事項(xiàng)，準(zhǔn)確把握培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)的方向。

在制定具體的某個(gè)流程時(shí) ，首先應(yīng)先明確設(shè)計(jì)流程的目的。培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化的目的如圖-1所示。

圖-1 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)與優(yōu)化的目的

二、如何優(yōu)化培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)

在設(shè)計(jì)和優(yōu)化培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程時(shí)，應(yīng)當(dāng)從培訓(xùn)管理工作的目標(biāo)出發(fā)，對培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)操作進(jìn)行分析，確定各項(xiàng)工作的主要環(huán)節(jié)、參與部門及各個(gè)環(huán)節(jié)的邏輯結(jié)構(gòu) ，以保證流程設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)最優(yōu)化。流程設(shè)計(jì)的整體邏輯說明如表-1所示。

表-1 流程設(shè)計(jì)的整體邏輯說明表

1.內(nèi)容優(yōu)化

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程文件是與流程配套使用，對流程中的各個(gè)節(jié)點(diǎn)等進(jìn)行分解說明的文件。

圖形在描述具體流程細(xì)節(jié)方面有很大的局限性，為了完整、準(zhǔn)確地描述流程及其運(yùn)作情況，必須使用流程說明文檔來提供其他相關(guān)信息。這些文檔包括流程說明文件、附表和業(yè)務(wù)規(guī)章制度等。

（1）流程說明文件編制要求。在編制流程說明文件時(shí)，必須滿足圖-2所示的四項(xiàng)要求。

圖-2 流程說明文件編制要求

流程說明文件應(yīng)包括流程簡介、流程涉及的部門及其職責(zé)、制定該流程依據(jù)的管理文件、流程相關(guān)表單和記錄、流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn)及其他需要說明的事項(xiàng)等內(nèi)容。

（2）流程的執(zhí)行主體。執(zhí)行主體是指依照公司的各項(xiàng)管理制度和規(guī)定，在業(yè)務(wù)中享有權(quán)利和承擔(dān)義務(wù)，并能夠引起業(yè)務(wù)發(fā)生、發(fā)展或結(jié)束的部門和個(gè)人。企業(yè)在設(shè)置執(zhí)行主體時(shí)需要注意圖-3所示的三個(gè)方面。

圖-3 設(shè)置執(zhí)行主體時(shí)的注意事項(xiàng)

（3）流程關(guān)鍵環(huán)節(jié)和節(jié)點(diǎn) 。在流程圖中，每一個(gè)動(dòng)作都對應(yīng)著一個(gè)環(huán)節(jié)，這個(gè)環(huán)節(jié)就是流程“節(jié)點(diǎn)” 。這些節(jié)點(diǎn)對流程的執(zhí)行效率乃至公司的整體經(jīng)濟(jì)效益有重要的影響。

對流程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)進(jìn)行分析，分析節(jié)點(diǎn)運(yùn)行效率低的原因，然后進(jìn)行有針對性的改善與控制，這樣才能為節(jié)點(diǎn)事項(xiàng)的高效執(zhí)行及流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化提供依據(jù) 。

在推行流程管理的過程中，應(yīng)該以確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)為突破口開展流程的設(shè)計(jì)與優(yōu)化工作。在選擇和確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)時(shí)，公司需要遵循表-2所示的三個(gè)原則。

表-2 確定關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的原則

綜上所述，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)一般是指那些績效低下但地位又很重要的，改造工作容易落實(shí)的節(jié)點(diǎn) 。

2.問題控制

在進(jìn)行流程設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)明確該流程中常見的各類問題，并對相應(yīng)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)控制。在設(shè)計(jì)這些步驟或節(jié)點(diǎn)的過程中，應(yīng)加強(qiáng)審核、反饋等必要的工作，避免流程在實(shí)際執(zhí)行過程中發(fā)生問題。

（1）設(shè)計(jì)流程結(jié)構(gòu)時(shí)應(yīng)規(guī)避的八個(gè)問題。流程結(jié)構(gòu)包括流程的層級劃分、流程銜接、流程主題、關(guān)鍵流程、輔助流程、流程長度、審核審批環(huán)節(jié)等內(nèi)容。在設(shè)計(jì)流程結(jié)構(gòu)時(shí)，應(yīng)注意規(guī)避圖-4所示的八個(gè)問題。

圖-4 設(shè)計(jì)流程結(jié)構(gòu)時(shí)應(yīng)規(guī)避的八個(gè)問題

（2）設(shè)計(jì)流程環(huán)節(jié)時(shí)應(yīng)重視的五個(gè)問題。企業(yè)在設(shè)計(jì)流程環(huán)節(jié)時(shí)容易出現(xiàn)以下五個(gè)問題，應(yīng)充分予以重視：

存在多余環(huán)節(jié)或環(huán)節(jié)跳躍（缺失環(huán)節(jié)）；

關(guān)鍵控制點(diǎn)缺少控制環(huán)節(jié)；

缺少必要的信息反?。?

環(huán)節(jié)順序不合理；

【培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程與制度體系】環(huán)節(jié)的執(zhí)行主體錯(cuò)位，某項(xiàng)工作由與其無關(guān)的部門或人員承擔(dān) 。

（3）設(shè)計(jì)流程節(jié)點(diǎn)時(shí)應(yīng)注意的十個(gè)問題。如果某項(xiàng)工作需要分為若干不同步驟或階段完成，那么某一步驟或階段結(jié)束，另一步驟或階段開始時(shí)的銜接點(diǎn)就是流程節(jié)點(diǎn) 。

在設(shè)計(jì)流程節(jié)點(diǎn)時(shí)，應(yīng)注意表-3所示的十個(gè)問題。

表-3 設(shè)計(jì)流程節(jié)點(diǎn)時(shí)應(yīng)注意的十個(gè)問題

（4）實(shí)施管理流程時(shí)應(yīng)注意的六個(gè)問題。在實(shí)施管理流程的過程中，應(yīng)注意表-4所示的六個(gè)問題。

表-4 實(shí)施管理流程時(shí)應(yīng)注意的六個(gè)問題

三、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系的構(gòu)建

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)的核心流程包括培訓(xùn)需求分析流程、培訓(xùn)規(guī)劃與課程設(shè)計(jì)流程、培訓(xùn)項(xiàng)目實(shí)施管理流程、移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)營培訓(xùn)流程和關(guān)鍵崗位培訓(xùn)流程。培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系構(gòu)建說明如表-5所示。

表-5 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)流程體系構(gòu)建說明

什么是培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系

一、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度是什么

制度是企業(yè)規(guī)范員工行為的工具，是企業(yè)開展規(guī)范化、制度化管理的基礎(chǔ) 。只有讓管理工作規(guī)范化、制度化，企業(yè)才能做大做強(qiáng) 。為有效推行制度化管理，企業(yè)需要根據(jù)自身的管理需求，循序漸進(jìn)地設(shè)計(jì)出符合實(shí)際情況、利于執(zhí)行的制度。

企業(yè)制度包括四個(gè)維度：企業(yè)基本制度，主要指企業(yè)章程；企業(yè)基礎(chǔ)制度，主要指企業(yè)結(jié)構(gòu)構(gòu)建、職責(zé)分工等相關(guān)制度；部門職能制度，主要指與部門基本職能相關(guān)的制度；操作執(zhí)行規(guī)范，主要指具體業(yè)務(wù)操作規(guī)范。培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度主要是部門職能制度和操作執(zhí)行規(guī)范。

二、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度設(shè)計(jì)與優(yōu)化步驟

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度設(shè)計(jì)與優(yōu)化步驟如圖-5所示。

圖-5 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度設(shè)計(jì)與優(yōu)化步驟

1.明確問題

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)的執(zhí)行需要制度、規(guī)則及規(guī)范的約束。制定各種管理制度的主要目的在于提前規(guī)避問題或?qū)⒁寻l(fā)生的問題及其危害控制在一定范圍內(nèi) ，以避免或減少不必要的損失，保證業(yè)務(wù)活動(dòng)正常、有序地開展。

在制定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)管理制度時(shí) ，需要注意圖-6所示的八個(gè)問題。

圖-6 制定培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度時(shí)需要注意的八個(gè)問題

2.制度制定角度

能夠高效執(zhí)行的培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度都有準(zhǔn)確、清晰、科學(xué)的定位。在制定與優(yōu)化制度時(shí)，企業(yè)可從實(shí)際業(yè)務(wù)需求、有待解決的問題出發(fā)，從表-6所示的五個(gè)方面確定制度制定角度。

表-6 制度制定角度說明表

3.調(diào)研訪談

不論是制定新制度還是修訂原有制度，只要是為了讓制度更適用、各條目內(nèi)容更有針對性，都應(yīng)進(jìn)行調(diào)研訪談，這樣才能真正了解企業(yè)實(shí)際存在的、業(yè)務(wù)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的、需要解決的問題。

企業(yè)可采用觀察法、訪問法、會議法及查閱法等進(jìn)行調(diào)研訪談，以獲得全面、準(zhǔn)確、有用的信息，為培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度的制定提供參考依據(jù) 。

受訪對象和訪談重點(diǎn)說明如表-7所示。

表-7 受訪對象和訪談重點(diǎn)說明表

對通過調(diào)研訪談所獲得的資料進(jìn)行整理、歸納，找出規(guī)律性的、本質(zhì)的東西，同時(shí)分析各項(xiàng)工作之間的聯(lián)系與區(qū)別，總結(jié)出制度應(yīng)包含的內(nèi)容，才能為制度的起草做好充分準(zhǔn)備。

4.統(tǒng)一規(guī)范

一套體系完整、內(nèi)容合理、行之有效的企業(yè)管理制度應(yīng)達(dá)到“三符合”的要求，即符合企業(yè)管理的科學(xué)原理、符合企業(yè)管理人員最初的設(shè)想、符合企業(yè)活動(dòng)涉及客觀事物的發(fā)展規(guī)律。

為了使制度達(dá)到上述要求，培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度制定工作必須遵循三個(gè)“規(guī)范”，如表-8所示。

表-8 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度制定必須遵循的三個(gè)“規(guī)范”

5.制度起草

在培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度的制定工作中，在明確了需要解決的問題及所要達(dá)到的目的，確定了制度的角度，明確了制度規(guī)范化的程度后，接下來就要開始起草制度內(nèi)容了。在起草制度的過程中，相關(guān)人員應(yīng)遵循圖-7所示的七個(gè)步驟。

圖-7 起草制度應(yīng)遵循的七個(gè)步驟

6.制度定稿

制度草案制定完成后，制度制定人員要通過意見征詢、試行等方式收集相關(guān)建議與意見，以便對其進(jìn)行進(jìn)一步的修改和完善，直至最終定稿。

制度制定人員可通過表-9所示的三種方式征求制度草案的修改意見。

表-9 制度草案意見征詢方式及操作說明

制度制定負(fù)責(zé)人應(yīng)分析、匯總各類修改意見，對制度草案進(jìn)行修改和完善，形成正式的制度條文，并將其提交主管領(lǐng)導(dǎo)審核后呈報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)或董事會審議通過后公示執(zhí)行。

在制定完制度草案后，企業(yè)應(yīng)在一定范圍內(nèi)試行該草案，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并及時(shí)修正草案中存在的問題。為了檢驗(yàn)制度的實(shí)施效果，發(fā)現(xiàn)并解決制度中存在的問題，提高制度的適用性，企業(yè)需要按照圖-8所示的兩點(diǎn)要求試行制度。

圖-8 試行制度的兩點(diǎn)要求

7.制度公示

制度要為企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展服務(wù) 。對于經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后的各項(xiàng)規(guī)章制度，企業(yè)應(yīng)當(dāng)以適當(dāng)?shù)姆绞较蛉w員工公示，制度自公示之日起生效。

常用的制度公示方式見表-10，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況選擇。

表-10 制度公示的四種方式

企業(yè)的經(jīng)營管理人員或培訓(xùn)部管理人員在做制度公示時(shí)一定要細(xì)心、謹(jǐn)慎，同時(shí)要注意兩個(gè)事項(xiàng)：確保當(dāng)事人已經(jīng)知曉相關(guān)制度，即務(wù)必將與當(dāng)事人相關(guān)的通知、決定等送到當(dāng)事人手中；要注意留存公示的證據(jù)，例如：讓員工在“簽閱確認(rèn)函”上簽字確認(rèn)，員工確認(rèn)時(shí)須注明“已經(jīng)閱讀” ，并且承諾將會自覺遵守相關(guān)制度。

8.制度修訂

在企業(yè)的發(fā)展過程中，制度制定人員需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展不斷地修訂與完善制度內(nèi)容。

制度制定人員應(yīng)根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況，及時(shí)修訂原有制度中與企業(yè)發(fā)展?fàn)顩r不適應(yīng)的規(guī)范、規(guī)則、程序，以滿足企業(yè)日常經(jīng)營及長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。制度修訂時(shí)間的選擇依據(jù)如表-11所示。

表-11 制度修訂時(shí)間的選擇依據(jù)

制度修訂即在現(xiàn)有制度的基礎(chǔ)上，對該制度的內(nèi)容進(jìn)行增添、刪減、合并等處理，或者對該制度的體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行再設(shè)計(jì) 。制度制定人員可參照圖-9所示的五個(gè)流程修訂制度。

圖-9 制度修訂流程圖

在修訂制度的過程中，制度制定人員需要遵循以下五個(gè)原則。

（1）滿足企業(yè)新的機(jī)構(gòu)運(yùn)行與管理的要求。

（2）發(fā)揮制度管理部門的主動(dòng)性和制度執(zhí)行部門的能動(dòng)性。

（3）強(qiáng)化各項(xiàng)工作的管理責(zé)任要求。

（4）強(qiáng)調(diào)各職能部門的管理服務(wù) 。

（5）不斷規(guī)范制度匯編格式，為制度的再次修訂和今后的統(tǒng)稿工作打好基礎(chǔ) 。

三、培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系的構(gòu)建

在構(gòu)建培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系時(shí)，需要考慮培訓(xùn)管理的相關(guān)事項(xiàng)，并進(jìn)行分析、思考，明確其要點(diǎn)，形成內(nèi)容綱要。

培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系構(gòu)建說明如表-12所示。

表-12 培訓(xùn)管理業(yè)務(wù)制度體系構(gòu)建說明