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采購管理流程的7個階段 采購管理流程圖

小知識

采購管理流程圖（采購管理流程的7個階段）
紙張驅動的采購對組織的底線有連鎖效應 。在漫長的采購周期、錯過折扣和交易糾紛中，人工效率低下使組織損失了大量現金 。嘗試使用電子表格和電子郵件等過時工具加快采購流程，就像嘗試用鋼鐵和燧石啟動微波爐一樣 。
為了利用早期購買和付款折扣，組織需要摒棄石器時代的采購做法，并采用技術解決方案 。現代采購工具可以在一夜之間將緩慢而痛苦的采購策略轉變為世界級的采購策略 。
如果你的采購過程仍然依賴于古老的工具，那么是時候進行重大技術改造了 。

采購管理流程的7個階段 采購管理流程圖


【采購管理流程的7個階段 采購管理流程圖】
什么是采購？
采購是指用于簡化組織采購流程并實現預期結果，同時節省成本、縮短時間和建立雙贏供應商關系的技術、結構化方法和手段 。采購可以是直接的、間接的、被動的或主動的 。
什么是采購流程？
這是從申請到采購訂單和發票批準的一系列流程，對于獲取產品或服務至關重要 。雖然我們交替使用采購和購買，但它們彼此略有不同 。
購買是代表組織獲取必要商品和服務的總體過程，而采購則描述了獲取這些商品和服務所涉及的活動 。組織中的采購流程因其環境和運營而異 。
無論其獨特性如何，每個采購管理流程都都包含3個p，即流程（Process）、人員（People）和文書工作（Paperwork） 。
1. 流程
審查、訂購、獲取和支付商品/服務時需要遵守的規則列表 。檢查點/步驟隨著購買的復雜性而增加 。
2. 人員
這些是利益相關者及其在采購周期中的具體職責 。他們負責啟動或授權流程的每個階段 。所涉及的利益相關者的數量與購買的風險和價值成正比 。
3. 文書工作
這是指采購流程各個階段所涉及的文書工作和文件，所有這些都被收集和存儲以供參考和審計 。
什么是采購流程？
為了保持采購管理流程的公平、透明和高效，對采購流程的良好理解是關鍵 。盡管組織的采購流程各不相同，但下面的流程圖總結了采購流程中的重要步驟 。
每個采購管理流程都涉及多個要素，包括需求確定、供應商研究、價值分析、提出采購請求、審查階段、采購訂單轉換、合同管理、收到訂單的監控/評估、三向匹配、付款履行和記錄保持 。以下是采購流程中的重要階段：
第 0 步：需要認可
采購流程的需求識別階段使企業能夠制定準確的計劃，及時以合理的成本采購商品和服務 。
第 1 步：采購申請
采購申請是內部用戶/客戶提出的書面或電子文件，尋求采購團隊的幫助以滿足現有需求 。它包含采購正確的商品、服務或工程所需的關鍵信息 。
第 2 步：申請審查
只有在采購申請獲得批準并交叉檢查預算可用性后，采購流程才會正式開始 。在審查階段，職能經理或部門負責人審查申請包并仔細檢查是否確實需要所請求的商品或服務，并驗證是否有必要的資金可用 。
批準的采購申請成為采購訂單，而被拒絕的申請將連同拒絕的原因一起發送回申購人 。所有這些都可以通過一個簡單的采購訂單軟件來處理 。
第 3 步：征集過程
一旦采購單獲得批準并生成采購訂單，采購團隊將制定個人采購計劃并勾勒出相應的招標流程 。此個別征集計劃的范圍最終取決于要求的復雜性 。
第 4 步：評估和簽約
一旦招標過程正式結束，采購團隊將與評估委員會一起審查和評估供應商報價，以確定哪個供應商最適合滿足現有需求 。
第5步：訂單管理

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