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系主任專題研修班,如何做好系主任( 二 )

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二：文字處理 。辦公室作為組織的指揮中樞 ， 每天要處理大量的文牘公案 ， 比如請(qǐng)示 ， 報(bào)告 ， 決議 ， 通報(bào) ， 公函 ， 會(huì)議紀(jì)要等等 。作為辦公室主任 ， 應(yīng)具有一定的文字處理功底 ， 熟練掌握各類行政公文的寫(xiě)作技巧 。這樣才能對(duì)各類公文起到“把關(guān)”的作用 。三：察言觀色 。在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作 ， 猶如高空走鋼絲 ， 一著不慎 ， 就會(huì)萬(wàn)劫不復(fù) ， 所以情商是不能缺少的 。
要善于察言觀色 ， 能夠準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)意圖 ， 懂的借機(jī)行事 。工作中要看得懂領(lǐng)導(dǎo)的眼神 ， 聽(tīng)得懂領(lǐng)導(dǎo)的暗示 ， 猜得透領(lǐng)導(dǎo)的心思 。四：溝通協(xié)調(diào) 。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的助手 ， 有兩大協(xié)調(diào)職能 ， 一是組織內(nèi)部的縱向協(xié)調(diào) ， 二是組織外部的橫向協(xié)調(diào) 。對(duì)內(nèi) ， 需要協(xié)調(diào)資源 ， 做好領(lǐng)導(dǎo)指示事項(xiàng)的“督辦” ， 對(duì)外要做好“特使” ， 與平行單位或上級(jí)單位建立良好的人際關(guān)系 。
五：分析判斷 。作為一個(gè)辦公室主任 ， 粗枝大葉 ， 不拘小節(jié)是不行的 。必須具有縝密的思維 ， 清醒的頭腦 ， 盯著別人都容易忽視的細(xì)節(jié) ， 具有“小中見(jiàn)大”的敏感性 。一些突發(fā)的問(wèn)題 ， 能從表現(xiàn)分析出實(shí)質(zhì) ， 并預(yù)見(jiàn)問(wèn)題的后果 ， 及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策 。六：信息處理 。辦公室是一個(gè)大雜燴 ， 每天有大量的政務(wù)和事務(wù)信息 ， 能自己處理的就自己處理 ， 凡是成文的 ， 原則上必須填寫(xiě)擬辦單上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批示 。
作為辦公室主任 ， 要有信息提煉能力 ， 按輕重緩急原則進(jìn)行歸類 ， 再向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào) 。七：組織管理 。辦公室相當(dāng)于單位的軍機(jī)處 ， 人雖然不多 ， 但是工作不少；崗位雖然不顯 ， 但是責(zé)任很重 。很多人的眼睛都在盯著辦公室 。所以 ， 任何一個(gè)下屬工作失誤 ， 或態(tài)度不好 ， 都會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)、給組織帶來(lái)負(fù)面影響 。所以 ， 辦公室主任必須具有較強(qiáng)的組織管理能力 ， 能夠把人管到家 ， 把事管到位 。
八：公關(guān)接待 。辦公室主任相當(dāng)于單位的大管家 ， 對(duì)外公共關(guān)系是其一項(xiàng)重要的工作 ， 比如迎來(lái)送往、應(yīng)酬接待、會(huì)議組織、要事公關(guān)、人情往來(lái)等等 。要懂得必要的商務(wù)禮儀和溝通技巧 ， 特別是有一定的酒量 。如果性格內(nèi)向 ， 不愛(ài)應(yīng)酬 ， 很難做好一個(gè)辦公室主任 。九:危機(jī)處置 。任何單位 ， 都免不了發(fā)生突發(fā)事件 。此時(shí) ， 辦公室主任接到信息后 ， 應(yīng)該第一時(shí)間向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào) ， 然后按領(lǐng)導(dǎo)的指示要求果斷進(jìn)行處置 ， 并及時(shí)采取補(bǔ)救措施 ， 防止事態(tài)擴(kuò)大 ， 為領(lǐng)導(dǎo)贏取主動(dòng)和時(shí)間 。
十:強(qiáng)大執(zhí)行 。作為辦公室主任 ， 除非領(lǐng)導(dǎo)特別指示 ， 工作時(shí)要與領(lǐng)導(dǎo)形影不離 。領(lǐng)導(dǎo)加班 ， 你也得堅(jiān)守崗位 。下班后 ， 必須24小時(shí)開(kāi)機(jī) ， 保證領(lǐng)導(dǎo)在第一時(shí)間能夠聯(lián)系上你 。無(wú)論多晚 ， 只要工作需要 ， 必須按領(lǐng)導(dǎo)的要求到達(dá)指定位置 。1.閱后如果喜歡 ， 不妨關(guān)注和點(diǎn)贊一下 ， 謝謝2.如果喜歡職場(chǎng)和管理知識(shí) ， 關(guān)注本號(hào)閱讀相關(guān)文章！ 。
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