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項目文檔管理工具使用方法 免費項目管理軟件推薦( 二 )

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2.定位：分清項目管理工具和團隊協作工具
網上搜項目管理軟件，簡直琳瑯滿目，可選擇的軟件非常多，但是仔細了解，我們會發現，其中很大一部分是偏向團隊協作的工具，只是將一些任務叫做“項目”，但并沒有使用項目管理的管理理念和方法 。
想要進行項目管理，就要養成項目管理的思維和邏輯，不能將協作工具當作項目管理工具來用，而應該選擇能夠管理項目從立項到計劃、執行、跟蹤、收尾的全生命周期的專業工具 。
3.適用場景：要考慮企業規模和項目管理成熟度
項目管理軟件一般會根據企業規模和項目管理成熟度來進行版本劃分，以易趨云為例，有專業項目經理的中小型企業或者大型企業的部門級團隊，可以使用專業版，有專業的項目經理、已實現標準化流程管理的大型企業，適用企業版 。
4.關鍵功能
項目管理軟件的功能要對應需求，如果你是研發類的項目，就要關注軟件的開發管、產品管理、需求管理、測試管理等功能，如果是單項目/多項目的管理，關注項目的任務、進度等，就要選擇支持項目全生命周期管理的工具 。
我團隊的需求是屬于后者，希望能找一款滿足任務管理、基礎團隊管理、資源預算管理等需求的工具，具體體現在：
①項目管理
單項目的管理一定要能夠管理項目的全生命周期，對任務、進度的關注和管理要非常靈敏，項目任務的開始時間、預計完成時間、工期、責任人等都要一目了然，項目經理可以從系統上看到進度狀態，如圖，不同的顏色表示不同的任務狀態：

②團隊管理
在項目管理層面，團隊管理的難點在于合理調撥資源，如何讓合適的人到合適的項目角色中去，需要項目管理軟件幫忙梳理 。比如說每個人員的技能、經驗、忙閑狀態都是不同的，系統要先標簽化處理每個團隊人員，然后提供一個忙閑狀態表，讓資源分配更合理，如圖是我用易趨云做的一個忙閑狀態表：

③資源預算管理
項目的預算管理非常重要，我需要一個能夠制作資源申請表，也能反饋實際的資源支出情況，并將兩者進行對比分析，支撐決策的工具，如圖，展示預算和實際的偏差，并用顏色展示狀態，對于分析數據有一定的幫助：

合適的工具是可以幫助提高工作效率的，而選擇適合自己的工具并不容易，本文是我作為過來人在選擇項目管理工具上的一些感悟和總結，同時也是對自己這次調研的一次總結吧，希望對大家有幫助 。

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