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項目文檔管理工具使用方法 免費項目管理軟件推薦

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項目文檔管理工具使用方法 免費項目管理軟件推薦


技術變革使得云計算、大數據等在企業的應用越來越廣，項目管理在中國也得到越來越多企業的重視，通過科學的項目管理可以幫助實現投資收益最大化，提升企業資源利用率，幫助企業縮短項目周期，規避風險，節省人力資本等 。
【項目文檔管理工具使用方法 免費項目管理軟件推薦】對于很多企業團隊來說，當前項目管理還不十分復雜，不需要重型項目管理工具，但是沒有工具支撐又使得工作效率、效能低下，因此，他們常常采用excel，word文檔等方式跟進項目過程，通過配置管理留存項目數據，但這些數據分散在各個項目不同層級的目錄下，格式及形式各異，不方便查看、搜索，更別提統計、分析 。
如果發生人員更替，部分數據便成了死數據 。且項目中存在很多重復、單調的合規、跟進、歸集工作，重要但不易帶給人成就感，縱是細致的人，也很難一直堅持工作流程，避免錯誤疏漏 。當前市場亟需一些輕量的項目管理工具，伴隨市場的需要，各種各樣的項目管理軟件出現了，這些項目管理工具一方面推動組織標準化流程、制度、規范落地，另一方面可以增強工作協同性，降低溝通復雜度，提升工作效率與質量 。當項目管理軟件越來越多，有的協同管理工具也被稱作項目管理軟件，選擇實在令人無所適從 。
一、選擇項目管理工具的方法和原則
選擇項目管理工具需要“知己知彼”——首先要先分析自己的使用場景及關注點，如組織業務規模、發展前景、使用團隊人數、業務復雜度、使用軟件的目標或主要期望等因素；其次，查找口碑較好的軟件，看其主要功能是否滿足自己的需求，在知己的基礎上去知彼，篩選一些比較符合意向的軟件的進行試用；最后，謀定而后動，綜合衡量成本、組織的中長期發展規劃進行選擇確認 。
選擇項目管理工具還需要幾個原則：
1.聚集：軟件功能不是越豐富越好，應當和管理的目標互相匹配
如果一個組織，業務場景不復雜，業務邏輯相對簡單，過程數據安全要求不高，團隊人數較少且組織規模擴展速度不快，溝通便利，管理目標主要是協同、過程透明、數據留存等，那么選擇SaaS類的協同類項目管理軟件就可以 。
2.遠近結合：選擇軟件不要近視，應該能夠支持組織中長期發展要求
隨著組織發展壯大，業務越來越復雜，部門及人員越來越多，原先選擇的項目管理工具可能會面臨“后勁不足”的尷尬境地 。這時候企業需要更多的管理工具來支撐內部的流程，如果使用多家服務商的工具，那么面臨的是如何整合系統而不產生信息孤島的問題 。如果更換軟件，數據遷移可行性及成本，使用習慣重新建立等問題也是要跨躍的大坑 。
二、如何挑選適合自己的項目管理軟件
我的團隊于2019年著手引進項目管理軟件，當時我們領導的要求是性價比高，所以我從成本、定位、適用場景、關鍵功能等方面進行了考察，最終選定了易趨云，以下我將具體說說我是怎么調研和挑選的，希望可以給大家一些參考 。
1.成本：預算很重要，但不能成為決定性條件
其實輕量級的項目管理軟件一般都免費或者開源的，比如禪道是開源的，Tower和Teambition十人以下免費，易趨云二十人以下免費 。雖然有些有人數限制，但是輕量級的項目管理人數不會太多，大部分都夠用 。
很多人在選擇項目管理軟件的時候，讓預算成為決定性的條件，其實這是不正確的，軟件的功能與業務場景的匹配度更重要，如果功能不匹配業務，就算是免費用的軟件，也會被閑置和拋棄；而如果功能和業務匹配，即使軟件不是免費的，也有采購的意義和價值 。

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