因此，對于每一輪次的競爭性談判內容尤其是談判結論，談判小組最好當場形成紀要并經雙方簽字確認，讓口頭談判的結果形成書證，這對參加競爭性談判的采供雙方無疑有百利而無一害 。如果談判中涉及談判文件有實質性變動的，談判小組應當以書面形式通知所有參加談判的供應商，并以書面修改或補充后的談判文件條款與各單一供應商進行新一輪談判 。
招投標時碰到競爭性談判，流程是什么，怎么應對？
競爭性談判是政府采購貨物和服務時經常采用的一種采購方式 。但是采購實務中往往容易與公開招標、邀請招標或單一來源采購模式相混淆 。筆者根據近幾年來從事市政園林土建工程建設項目評標和政府性投資工程建設項目的合同備案審查工作的實踐感受，略述競爭性談判的幾個要點與難點，謹以此以饗讀者 。競爭性談判方式的適用情形：公開招標是政府采購的主要方式 。
因特殊情況需要采用公開招標以外的采購方式的，應當在采購活動開始前獲得政府采購監管部門批準 ?！墩少彿ā返谌畻l規定以下四種法定情形適用于競爭性談判：一是壓縮采購周期，滿足緊急需求，采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的 。二是采購標的技術復雜或性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的，需要通過談判予以明確 。
三是采購標的價格構成難以把握，不能預先計算價格總額，需要談判競價 。四是招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的可以依法采用競爭性談判方式采購 。法規對前三種適用情形表述簡明易懂 。應該引起特別關注的是第四種法定情形，當出現此種情形而采用競爭性談判時，有兩個重要環節應引起重視：其一，采購人或采購代理機構必須終結招標采購程序，向監管部門申請獲準后才能按照競爭性談判的方式組織采購活動 。
其二，在實施競爭性談判采購過程中，響應競爭性談判文件要求的合格供應商不足三家時怎么辦？相關法規并無明確規定 。當有兩家合格供應商參加時，應該可以組織競爭性談判活動，因其仍然具有“競爭性”；但當只有一家合格供應商時，則不宜繼續進行競爭性談判程序 。否則，競爭性談判則成了單一來源采購，即使確實需要改為單一來源采購，采購人或采購代理機構也應終結競爭性談判程序，向監管部門申請獲準后再按單一來源采購的方式組織采購活動 。
談判并非就是討價還價 。競爭性談判究竟談什么？實務中多數采購人或采購代理機構往往偏重成交價的洽談，有的干脆把談判過程簡化成三輪報價或多輪報價 。其實，價格談判只是競爭性談判的內容之一 。采購人采購的貨物或服務的規格要求、質量標準、技術構成、指標參數、交付期限、售后服務以及合理價位等因素，都是相關法律法規明確列入談判范圍的實質性內容 。
競爭性談判的出發點就是為了讓采購人與供應商就雙方共同關注的諸多實質性條款達成共識 。只有通過對諸多實質性事項進行詳盡的競爭性談判，才能把“技術復雜或性質特殊、不能確定詳細規格或具體要求”、“不能事先計算出價格總額”以及“招標所需時間不能滿足用戶緊急需要”等諸多疑難問題迎刃而解，才能幫助采購人優選成交供應商并最終實現采購目標 。
在競爭性談判中，談判小組千萬不要受法律條款中“在確定中標人之前，招標人不得與投標人就投標價格、投標方案等實質性內容進行談判”的干擾，否則，就可能因適用法律條款不當而影響競爭性談判的效果 。談判堅持同一標準：一是接受邀請參加競爭性談判的供應商資格條件必須堅持同一標準 ?！墩少彿ā访鞔_規定了供應商參加政府采購活動應具備的一般條件，采購人也可以根據采購項目的特殊要求規定供應商必須具備的特定條件，但不得以不合理的條件對供應商實行差別待遇或歧視待遇 。
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